Von Vorbehalten zu Erfolgsgeschichten
Gehört Legal Tech wirklich zur Standardpraxis in Anwaltskanzleien? Dieser Frage sind wir auf den Grund gegangen und haben festgestellt, dass viele Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen zwar bereits diverse Softwarelösungen nutzen, um interne Abläufe zu optimieren – von der elektronischen Akte über Dateimanagementsysteme bis hin zu Rechtsdatenbanken. Dennoch gibt es nach wie vor viele Vorbehalte und Skepsis gegenüber Legal Tech und der digitalen Transformation.
Einige dieser Bedenken bezüglich Legal Tech und der Digitalisierung von Anwaltskanzleien haben wir bereits in Teil 1 adressiert und durch Gegenargumente entkräftet. Hier möchten wir vier weitere Vorturteile unter die Lupe nehmen.
„Viele Mandant:innen halten ausgedruckte Dokumente für vertrauenswürdiger“
Ein Argument, das wir sehr oft hören und für das wir selbstverständlich die passenden Gegenargumente parat haben. Tatsächlich bieten digitale Dokumente in vielen Fällen sogar eine höhere Sicherheit als das handschriftliche Pendant. Das hat unter anderem folgende Gründe:
- Digitale Dokumente ermöglichen eine bessere Rückverfolgbarkeit und Protokollierung, da sie oftmals genauer nachverfolgt werden können als die ausgedruckte Versionen. Jeder Schritt im Bearbeitungs- und Signaturprozess wird elektronisch erfasst, einschließlich des Zeitpunkts und des Ortes der Unterzeichnung sowie der Identität der Unterzeichnenden. Dies reduziert das Risiko von Dokumentenverlust oder -manipulation reduziert.
- Digitale Dokumente können mit Verschlüsselungsverfahren gesichert werden, um Integrität und Vertraulichkeit zu gewährleisten. Im Gegensatz dazu sind ausgedruckte Dokumente anfällig für unbefugten Zugriff und Manipulation. Während handgeschriebene Unterschriften leicht gefälscht werden können, sind digitale Unterschriften aufgrund kryptografischer Algorithmen eher schwer zu knacken.
- Digitale Unterschriftslösungen wie MOXIS verwenden digitale Zertifikate, die nur von zertifizierten Trust-Centern ausgestellt werden dürfen. Dies stärkt das Vertrauen in die Echtheit der digitalen Unterschrift.
- Durch die Nutzung digitaler Dokumente reduzieren Sie den Papierverbrauch erheblich. Somit sparen Sie nicht nur Kosten, sondern verbessern auch den CO2-Fußabdruck. Digitale Dokumente ermöglichen zudem schnellere und effizientere Workflows, was letztendlich das Vertrauen in die Effektivität von digitalen Prozessen stärkt.
„Für kleine Kanzleien mit mangelnden Ressourcen ist Legal Tech nicht handelbar“
Ja, für kleinere Kanzleien stellt der Einsatz von Legal Tech eine gewisse Herausforderung dar: allein zur Auswahl der passenden Lösung sind Anwält:innen oftmals schon gezwungen, sich technisches Know-how und oft auch Datenschutzexpertise anzueignen. Und gerade zu Beginn ist ein gewisser organisatorischer Aufwand unumgänglich.
Bevor Sie an die Integration von Legal Tech-Lösungen denken, die Ihre Anwaltsleistungen unmittelbar ersetzen, ist es gerade für kleine Kanzleien ratsam, mit Tools zu starten, die Sie bei der klassischen Anwaltstätigkeit unterstützen. Wie eben Unterschriftenprozesse, weil diese einen wesentlichen Teil der täglichen Kanzleiarbeit ausmachen und sich mit MOXIS in unter 30 Minuten digitalisieren lassen.
Indem Sie Signaturprozesse digital abwickeln und rechtsgültige Unterschriften auf elektronischem Weg einholen, erzielen Sie schnell positive Effekte: Zeitersparnis, Kostenreduktion, Ortsunabhängigkeit, verbesserte Umweltfreundlichkeit, zuverlässige Nachverfolgung, effizientere Archivierung und vieles mehr.
„Zu viel Einarbeitungszeit und die never ending story der IT-Wartung“
Ja, Legal Tech Lösungen erfordern eine gewisse Einarbeitungszeit. Bei der Entwicklung von MOXIS war Effizienz unser oberstes Credo. Das intuitive Design und die hohe Benutzerfreundlichkeit ermöglichen eine schnelle Einarbeitungszeit. Eine kurze Schulung genügt, um MOXIS auf individuelle Bedürfnisse Ihrer Kanzlei hin anzupassen und bereits effizient damit arbeiten zu können. Auch das Einholen von Unterschriften bei externen Parteien erfordert keinerlei spezielles Vorwissen von diesen.
Zudem lässt sich MOXIS nahtlos in bestehende Workflows und Systeme integrieren. Wir bieten vorkonfigurierte Integrationen für führende Systeme wie Office, SharePoint uvm., sodass Sie MOXIS in Ihrer vertrauten Arbeitsumgebung nutzen können. Dies ermöglicht eine mühelose Einbindung in bestehende Arbeitsprozesse und minimiert den Bedarf an manuellen Anpassungen oder Wartungsarbeiten. Und wenn’s doch mal Probleme geben sollte, steht Ihnen unser Support-Team zur Seite. Unsere IT-Expert:innen erkennen dank der Möglichkeit der Fernwartung rasch, wo genau es hakt und finden die passende Lösung.
„Datenschutz als riesige Herausforderung“
Um die Daten vor unbefugten Zugriffen oder Verlust zu schützen, erfordert die zunehmende Digitalisierung in Kanzleien natürlich entsprechende Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen. Rechtsanwält:innen haben es überwiegend mit sensiblen personenbezogenen Daten zu tun. Im Umgang mit diesen Informationen war schon immer besonders viel Vorsicht geboten, die Umsetzung der DSGVO hat die Anforderungen zusätzlich erhöht.
Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, alle in Betracht gezogenen Softwarelösungen für Ihre Kanzlei sorgfältig hinsichtlich Ihrer Datenschutzanforderungen zu betrachten. Anwaltskanzleien ohne eigenen Datenschutzbeauftragten stoßen hier schnell an ihre Grenzen. In solchen Fällen ist es umso wichtiger, einen zuverlässigen Partner an der Seite zu haben. Unsere E-Signaturlösung MOXIS steht für Sicherheit und Datenschutzkonformität. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfüllt die Anforderungen der DSGVO in mehrfacher Hinsicht. Zunächst sind bei unserer elektronischen Unterschriftenmappe die Prinzipien Privacy by Design und Privacy bei Default im Sinne der DSGVO gewahrt, ganz im Gegensatz zu vergleichbaren US-Softwarelösungen. Darüber hinaus ist die Menge der in MOXIS verarbeiteten Daten gemäß DSGVO so gering wie möglich.
Unser Fazit: Auch wenn die Digitalisierung für Ihre Kanzlei wie ein großer, unüberwindbarer Berg wirkt, sollten Sie so schnell wie möglich damit beginnen. Und zwar Schritt für Schritt. Für eine gut funktionierende Kanzlei oder Rechtsabteilung ist der Einsatz der digitalen Signatur unerlässlich. Deswegen möchten wir von XiTrust genau hier ansetzen und Kanzleien auf dem Weg zur Digitalisierung zu begleiten.
Sie möchten mehr über den Einsatz von MOXIS in der Legal-Branche erfahren? Dann besuchen Sie unseren Workshop im Rahmen der Legal Tech Konferenz am 8. November im Park Hyatt in Wien. Gemeinsam mit unserem Partner OMV werden wir erörtern, wie Kanzleien und Rechtsabteilungen von rechtsgültigen elektronischen Signaturen profitieren können. Die OMV wird im Talk ihre Erfahrungen aus der Anwendung von MOXIS in den letzten 3 Jahren teilen.
