Zu Besuch auf der Tax Tech Konferenz: die Branche im digitalen Wandel

Bei der Tax Tech Konferenz vergangene Woche in Wien traf sich das Who's Who der österreichischen Steuer- und Wirtschaftsprüfungsbranche in geschichtsträchtigem Ambiente. XiTrust war ebenfalls vor Ort und konnte bei dem äußerst spannenden Event einen sehr guten Eindruck davon gewinnen, was die Branche der Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen aktuell und in Zukunft umtreibt. Welche Trends und disruptiven Technologien gibt es? Vor welchen Herausforderungen steht die Branche? Welche Chancen bringt die Digitalisierung mit sich? Wir haben uns Account Manager David geschnappt und mit ihm über die Tax Tech Konferenz sowie seine Eindrücke zur Entwicklung der Branche gesprochen.

David, du warst zum ersten Mal auf der Tax Tech Konferenz. Erzähl uns mal, worum es ging und wie deine Eindrücke vom Event waren?

David Leber, Account Manager bei XiTrust

David: Das Event war super, sehr gut besucht und mit sehr vielen interessanten Ausstellern. Im Zentrum der Tax Tech standen technische Innovationen und Möglichkeiten, Technologien in der Steuerberatungsbranche möglichst effizient zu nutzen und durch ihren Einsatz den Klient:innen modernere Services und den Mitarbeiter:innen eine bessere Working Experience zu liefern. Für Steuerberater:innen ist eines von vielen wichtigen Dokumenten der Jahresabschluss, der am Ende zwei qualifizierte Unterschriften benötigt – von Mandant:in und Steuerberater:in. Und genau diesen Gap im Prozess können wir mit MOXIS schließen. Das war unsere Mission vor Ort, die Arbeitsrealität der Branche zu optimieren.

Worum ging es in eurem Vortrag?

Wir haben uns für die Präsentation mit unserem Kunden Grant Thornton zusammengetan. Thema unseres Vortrages war die Nutzung der digitalen Signatur im Steuerberatungs-Umfeld. Nach einer kurzen Einführung in MOXIS, haben wir zwei Features vorgestellt, die aus unserer Sicht für die Branche besonders relevant sind. Zum einen die Stapelsignatur, mit der bis zu 100 Dokumente mit nur einem Klick signiert werden können. Und zum anderen den PDF-Container, mit dem wir in ein PDF weitere Dateien, wie Word Dokumente oder Excel Tabellen, integrieren können und somit implizit mitsignieren und eine digitale Bindung herstellen. Im Anschluss beantwortet Christoph Schmidl von Grant Thornton 10 Fragen für uns: Der Bogen wurde gespannt von der grundsätzlichen Digitalisierungsstrategie, über den Transformationswille in Organisationen bis hin zu den Fragen, die sich jedes Unternehmen stellt, wenn es sich in der Auswahlphase einer digitalen Lösung befindet.

Wie hast du das Echo auf den Vortrag wahrgenommen? Gab es direktes Feedback?

Direkt nach dem Vortrag sind viele Leute zu uns gekommen und meinten: „Genau das brauchen wir.“ In der Tax-Branche finden viele Arbeitsschritte bereits elektronisch statt. Andere sind aber nach wie vor analog. Gerade in Sachen Unterschrift gibt es oft noch die alte Denkweise: Unterschrieben wird mit Stift, auf einem Blatt, beim Treffen vor Ort. Ich fand es spannend zu hören, dass viele Unternehmen halb-digital funktionieren.

Dass immer noch Dokumente ausgedruckt und wieder eingescannt werden. Und dass Dokumente digital und sicherheitshalber zusätzlich analog abgelegt werden. Dieses halb-digitale Arbeiten ist teilweise sogar aufwändiger als gar nicht digitalisierte Prozesse. Hier spielt auch die BMD-Schnittstelle eine große Rolle. In der Steuerberatungsbranche ist BMD sehr weit verbreitet. Deshalb arbeiten wir schon seit vielen Jahren mit dem österreichischen Systemhaus zusammen und pflegen eine ausgesprochen gute Partnerschaft.

Um die BMD-Schnittstelle wird es ja auch im Webinar am 29. Juni gehen. Kannst du mir hierzu noch ein bisschen mehr erzählen?

Im Webinar mit der BMD werden wir eine neue Schnittstelle vorstellen. Aktuell ist es so, dass man in BMD die Platzhalter setzt und unterschreibt. Man arbeitet also nicht direkt in der Oberfläche von MOXIS und dementsprechend stehen nicht alle Features zur Verfügung. Der Unterschriftenprozess läuft über E-Mail. Genau das wird sich mit der neuen Schnittstelle ändern. Zukünftig wird es einen durchgängigen Prozess von der Auslösung der Signatur in BMD bis zur Durchführung der Transaktionen in MOXIS und der automatischen Archivierung in BMD geben.

Übrigens: Die maximale Teilnehmer:innenzahl für unser Webinar am 29. Juni ist leider bereits erreicht. Die gute Nachricht: Sie können die Inhalte vom Webinar trotzdem erhalten. Registrieren Sie sich und wir senden Ihnen die Aufzeichnung des Webinars im Nachgang zum Live-Event gerne zu. 

Das Feedback auf euren Vortrag und auf MOXIS war also sehr positiv. Hattest du den Eindruck, das Thema digitale Signatur war für die Konferenzbesucher neu?

Ich glaube jede:r der Anwesenden hatte zuvor in irgendeiner Form schon mal von der digitalen Signatur gehört, kennt die A-Trust und die Handysignatur bzw. ID-Austria oder hat auch schon mal ein Dokument elektronisch signiert. Aber eben nicht im eigenen Unternehmen. Deshalb kamen auch einige Rückfragen. Wie sicher ist das Ganze? Welche Signaturqualität braucht man wofür? Und was passiert, wenn Mandant:innen vor Ort sind, aber trotzdem digital signieren möchten? Auf all diese Fragen konnten wir in unserer Präsentation, aber auch in anschließenden Gesprächen mit Unternehmen eingehen.

Stichwort Rückfragen, gab es eine bestimmte Frage, die du immer wieder beantwortet hast? Oder ein Mythos rund um die digitale Signatur, den du aufklären konntest?

Viele Rückfragen waren bezogen auf die qualifizierte elektronische Signatur. Dass diese der handschriftlichen gleichgestellt ist und dass es hierfür klare rechtliche Regelungen von der EU gibt, hat immer wieder für Aha-Momente gesorgt: „Ah, dann können wir ja doch alles damit abbilden“. Ein Jahresabschluss muss schließlich handschriftlich oder eben qualifiziert elektronisch unterschrieben werden.

Vielen Besucher:innen war außerdem gar nicht bewusst, wie weit verbreitet die Handysignatur bzw. ID-Austria in Österreich bereits ist. Und, dass mit über 3 Millionen ausgestellten Zertifikaten fast schon die Hälfte aller erwachsenen Österreicher:innen direkt qualifiziert unterschreiben können.

Nochmal zurück zum Thema digitale Transformation. Wie weit ist die Tax-Branche hier nach deiner Einschätzung?

Ich glaube tatsächlich schon einigermaßen weit. Es handelt sich um ein Gewerbe, das es schon sehr lange gibt und viele sind hier auf einem ähnlichen Stand. Durch Corona gab es einen großen Boost: man arbeitet zum Teil im Homeoffice, macht Teams Calls, nutzt verschiedene Softwarelösungen. Steuerberater:innen sind sehr pragmatische Menschen, die Zeitersparnis immer willkommen heißen. Die Motivation ist da, aber oftmals fehlt noch der letzte Trigger oder die Person, die es schlussendlich in die Hand nimmt. Beim Event haben wir viele von diesen Leuten kennengelernt, die es sich zur Aufgabe gemacht haben, das Thema jetzt weiterzubringen. Damit das Arbeiten effizienter, schneller und sicherer wird.

Und was sind die großen Hürden auf dem Weg zur papierlosen Kanzlei? Gibt es da vielleicht auch von Klient:innen-Seite aus Vorbehalte?

Der Großteil der Klient:innen würde eine volle Digitalisierung sicher begrüßen, aber wie in jeder anderen Branche gibt es immer die hartnäckigen 20 %, die nicht so einfach zu überzeugen sind. Ob intern oder extern, hier ist die große Challenge, den Spagat zwischen analog und digital zu meistern.

Aus meiner Sicht kann man das durch Aufklärung sowie ein intuitives und einfach zu nutzendes Produkt lösen. Um Skepsis und fehlendem Vertrauen entgegenzuwirken, müssen Mitarbeiter:innen und Geschäftsführung ins Boot geholt werden. Es ist wichtig sie zu überzeugen, dass die E-Signatur ein Must-Have ist, mit dem sich nachhaltig viel Zeit sparen lässt. Gleichzeitig bietet MOXIS ja zum Beispiel auch die Möglichkeit, dass man mit QR-Code unterzeichnen kann. Wenn wir beide in einem Raum sitzen und du das zu unterschreibende Dokument nicht via E-Mail bekommen möchtest, hast du entweder die Möglichkeit es direkt an meinem Screen vom iPad zu unterschreiben oder aber du scannst den QR-Code, schaust dir das Dokument in Ruhe an und unterschreibst es dann am eigenen Mobile-Device.

Bildcredit: Tax Tech 

Bitte noch ein paar abschließenden Worte oder ein Ausblick für die Branche.

David: Wir konnten in diesem Jahr schon viel Kund:innen aus der Steuerberatungsbranche gewinnen und merken, wie groß das Interesse und die Nachfrage an MOXIS ist. Die Leute verstehen, was digitale Signatur leistet, wenn die Prozesse digital und durchgängig funktionieren. Die Interaktion mit den Klient:innen wird auf das nächste Level gehoben: flexibles Unterschreiben ohne lange Briefwege und ohne, dass man vor Ort sein muss. Es zählt auch auf das Image ein, wenn eine Steuerberatungskanzlei so fortschrittlich ist, dass Verträge digital signiert werden, statt mit Stift und Papier. In der Branche herrscht Umbruchstimmung, aber wie überall geschieht der digitale Wandel nicht von heute auf morgen. Wichtig ist es hier nur diesen Weg gemeinsam mit einem Partner zu gehen der für Vertrauen, Sicherheit und Kollaboration steht.

Wir sagen Danke David für deine Eindrücke und das spannende Interview.