Die Prozess-Templates in MOXIS vereinfachen den unternehmensinternen Roll-out und heben die Prozesskonfiguration auf ein neues Level.
An einem Punkt ist die Entwicklung von MOXIS mit der von Smartphones vergleichbar: Beide Produkte haben von Generation zu Generation dazugelernt. Die elektronische Unterschriftenmappe ist auf jeder Entwicklungsstufe umfangreicher in ihrer Anwendungsbandbreite geworden und passt sich den Prozessen der Nutzer*innen flexibel an. Durch die Prozess-Templates ist es zudem möglich, Signaturprozesse thematisch zusammenzufassen. Alle beteiligten Unterschreiber haben in MOXIS ein Werkzeug, das jeden Arbeitsschritt dokumentiert und automatisch archiviert.
Eigenständiger Roll-Out
„Die Grundidee hinter den Prozess-Templates war es, den Nutzern die Möglichkeit zu geben, eigenständig weitere Abteilungen innerhalb ihres Unternehmens aufzuschalten und die optimalen Signaturprozesse zu konfigurieren“, sagt Gerhard Fließ, Head of Development bei XiTrust. Auf die Idee folgte eine intensive Analyse über die wichtigsten Prozesse für digitale Unterschriften, die XiTrust aus der Erfahrung mit zahlreichen internationalen Kunden gesammelt hat. Auf dieser Basis wurden 150 Voreinstellungsmöglichkeiten definiert. „Bei diesen Voreinstellungen war unser Leitgedanke, möglichst viele Kombinationen in Signaturprozessen abzubilden“, erklärt Fließ, „von Signatur-Gruppenzuweisungen bis zur Gestaltung eines Formulars.“
Mehr MOXIS mit Prozess-Templates
Templates gab es auch vorher schon in MOXIS. Mit diesen praktischen Vorlagen lässt sich ein bestimmter, wiederkehrender Signaturprozess einfach zum Standardverfahren machen. Darin enthalten sind alle gängigen Funktionalitäten wie beispielsweise die Auftragsbeschreibung, das Ablaufdatum, die Position der Unterschriften und die Entscheidungsebenen, die festlegen, wer in welcher Reihenfolge unterschreibt. „Die Prozess-Templates gehen noch einen Schritt weiter“, erläutert Fließ. „Zusätzlich ist es jetzt auch noch möglich, Parameter wie Priorität und Anmerkungen am Prozessverlauf anzubringen!“ MOXIS ist damit nicht nur um weitere Funktionen erweitert, sondern wird mit allem, was jetzt „unter der Haube“ arbeitet, zu einem wertvollen Kommunikationstool.
Die Entwicklung von XiTrust denkt beim Thema digitale Unterschriften zukunftsperspektivisch. Im Fokus stehen dabei immer wieder Entscheider. Deshalb wurde für MOXIS ein Konzept entwickelt, das mehreren signaturpflichtigen Führungskräften in Zukunft nicht nur erlaubt, mit der Templates-Funktion in definierten Entscheidungsebenen zu signieren, sondern gleichzeitig thematisch zusammenhängende Vorgänge mit einer individuellen Ordnerstruktur in MOXIS zusammenzufassen. Gerhard Fließ: „Es ist keine Seltenheit, dass Gruppen von fünf oder mehr Personen zehn verschiedene Dokumente zu einem einzelnen Projekt zu unterzeichnen haben. Die können sich nun über MOXIS jederzeit zum Projekt austauschen.“
Beispielhaft ist der Einkauf von Infrastrukturunternehmen. Jedes Neubauvorhaben, jede Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahme erfordert einen optimalen Überblick über die dazugehörigen Signaturprozesse. Denn an ihnen lässt sich ablesen, wie weit ein einzelnes Projekt vorangeschritten ist. Fließ: „Alle MOXIS-User können jederzeit jeden einzelnen Prozess abrufen und sich schnell einen Überblick über den Projektstatus verschaffen. Signaturpflichtige Dokumente geben schließlich Auskunft darüber, wo noch was fehlt, und wo die notwendigen Unterschriften bereits geleistet worden sind!“
