10 Jan 2020
Wie elektronische Signaturen und das papierlose Büro einen Beitrag zur Nachhaltigkeit leisten können: Ein Interview mit Gerhard Fließ, Head of Software Development bei XiTrust.
Bei einem Bauvorhaben in einer Kostendimension von 100 Millionen US-Dollar werden bis zu 150.000 einzelne Dokumente erzeugt – auf Papier. Da geht es um technische Zeichnungen, um Verträge, juristische Dokumente, aber auch um Bestellungen bei Zulieferern und natürlich um Baupläne. Ist das ein krasses, wenig repräsentatives Beispiel?
Gerhard Fließ: Eher nicht. Die Baubranche ist da leider keine Ausnahme: In vielen Branchen ist Papier – neben bereits digitalisierten Prozessen – nach wie vor selbstverständliches Trägermedium für Informationen und für zu unterzeichnende Dokumente. In diesem Beispiel geht es um eine Menge Holz, selbst wenn nur ein Bruchteil dieser Dokumente zu signieren ist. Holz, dessen Reste irgendwann auch entsorgt und recycelt werden müssen, und zwar ohne Zuhilfenahme der „Löschen“-Funktion am Rechner. Dazu kommt der räumliche und finanzielle Aufwand für den Unterhalt eines papiergebundenen Archivs.
Aber ist digitales Arbeiten und elektronisches Signieren per se umweltschonender und damit klimafreundlicher als analoges Arbeiten mit Papier?
Das papierlose Büro kann ein wichtiger Baustein auf dem Weg zum Green Office werden. Darauf deuten Zahlen zum Papierverbrauch und der dazu nötigen Energie. Zur Produktion von 500 Blättern Kopierpapier braucht man 5,5 kg Holz, 130 Liter Wasser und 13 kWh Energie. Bei einem durchschnittlichen Papierverbrauch von 250 kg in Deutschland pro Einwohner müssen jährlich 550 kg Holz geschlagen werden, braucht man 13.000 Liter Wasser und entsprechend 1.300 kWh Energie. Damit entspricht der Energieaufwand für die Pro-Kopf-Papierproduktion in Deutschland dem gesamten Jahressstromverbrauch einer Person in einem 3-Personen-Haushalt.
Fest steht aber auch: Die Digitalisierung der Welt zeichnet sich durch einen immensen Hunger nach Energie aus. Allein die Produktion der Hardware und deren Energieverbrauch sind weltweit für 2 bis 5 % der Emission von Treibhausgasen verantwortlich.
Wenn man dazu auch noch weiß, dass die gesamte zivile Luftfahrt für zwei Prozent an Emissionen von Treibhausgasen verantwortlich ist, zeigt das, wie komplex das Thema Green IT ist. Da gibt es nicht den einen großen Wurf, sondern viele einzelne Schauplätze. Wir müssen zuerst die Produktion von Endgeräten so umweltschonend wie möglich gestalten und dabei den gesamten Lebenszyklus von Hardware bis zu ihrer Entsorgung einbeziehen.
Nach Angaben von Google verbraucht eine Suchanfrage 0,3 Wattstunden, bei zwanzig Suchanfragen kommt man auf 6 Wattstunden. Soviel wie eine Energiesparlampe pro Stunde benötigt. Und mit der Energie von 200 Suchanfragen kann man ein Hemd bügeln …
Genauso wichtig wie diese Zahlen ist die Frage, welche Endgeräte eingesetzt werden. Ältere Rechner treiben solche Werte bis zum 30-fachen in die Höhe, Suchanfragen auf dem Handy verbrauchen auch weniger Energie als die besten zeitgemäßen Rechner. Doch damit ist es nicht getan. Ein Beispiel: Allein Google hat seit 2016 einen um 20 % gestiegenen Stromverbrauch zu verzeichnen. Gleichzeitig ist das Unternehmen vorbildlich beim Einsatz regenerativer Energiequellen, insbesondere Windenergie.
„Zukunftsfähige Software muss Prozesse vereinfachen! Es ist aus meiner Sicht logisch, dass schon eine maximal konsequente Prozess-Digitalisierung einen signifikanten Beitrag zur Nachhaltigkeit leisten kann.“
Also sind auch hier erneuerbare Energien die Antwort auf alle Fragen?
Es kommt auch auf das Mindset gerade größerer Unternehmen an, deren Zugang zur Digitalisierung ihre Wettbewerbsfähigkeit grundsätzlich beeinflussen kann. Zukunftsfähige Software muss Prozesse vereinfachen! Es ist aus meiner Sicht logisch, dass schon eine maximal konsequente Prozess-Digitalisierung einen signifikanten Beitrag zur Nachhaltigkeit leisten kann. Bei einem wachsenden Energiebedarf durch die Digitalisierung der Welt ist hocheffiziente Software mit der Power erneuerbarer Energien die ökologisch nachhaltigste Antwort.
Das Grün im Firmenlogo von XiTrust ist dann wohl auch nicht zufällig gewählt?
XiTrust trägt den Nachhaltigkeitsgedanken in seiner DNA. Elektronische Signaturprozesse sparen Zeit, machen physische Transportwege und -logistik überflüssig und sind vollständig ohne die natürliche Ressource Papier darstellbar. In unserer Entwicklungsarbeit stellen wir zudem die Frage nach der bestmöglichen Usability unserer Produkte, allen voran MOXIS. Allein dieser ganz konkrete Kundennutzen hat enormes Potenzial, täglich effizienter und nachhaltiger zu arbeiten als in der Vergangenheit.
Danke für das Gespräch, Gerhard!
Infobox: Nachhaltige MOXIS-Features
Mit wenigen Klicks papierlos und energiesparend elektronisch signieren
Stapelfunktion: Mit nur einem Klick können in MOXIS für schlanke 0,3 Wattstunden bis zu 100 Verträge à fünf Seiten gleichzeitig unterschrieben werden. Die papiergebundene Variante sieht dagegen alt aus: Allein die Papierproduktion verbraucht 13 kWh Energie! Dazu kommt der Zeit- und Energieaufwand für den Signiervorgang und die Bewältigung der Medienbrüche, die durch Ausdrucken und Einscannen jedes einzelnen Papierdokuments anfallen.
Die digitale Variante braucht in der Vorbereitung für den gesamten Vorgang natürlich mehr als einen Mausklick, z.B. für das Hochladen des Dokuments, das Anbringen des Platzhalters und das Einladen der Unterschreiber. Nur: Unterm Strich kommt dabei nicht viel mehr Energieverbrauch heraus als für 20 Suchanfragen in Google – also das Licht einer Energiesparlampe pro Stunde.
Templates: Zugunsten seiner Nachhaltigkeit kürzt MOXIS noch mehr Wege ab, denn routinierte Signaturvorgänge ändern sich nicht so schnell. Mit der Funktion „Templates“ werden solche Signaturprozesse einmal definiert und im Dokument festgelegt. Das ist effizient und spart Energie. Dadurch schrumpft der zeitliche und technische Aufwand pro Signiervorgang messbar: Die Energiesparlampe flackert hier nur sporadisch.
Externe Unterschreiber: Ein eindrucksvolles Beispiel für die Nachhaltigkeit der elektronischen Signatur mit MOXIS, denn es erweitert das Spektrum Energie- und Papiereinsparung um den Faktor Transportlogistik. Wer MOXIS für sein Unternehmen nutzt, kann externe Unterschreiber zum Signieren einladen. Beispielsweise Arbeitsverträge können an jedem Ort in der Welt mit wenigen Klicks rechtsgültig unterschrieben werden und sind im Unterschied zum postalisch-physischen Versand sofort da, wo sie hingehören: in der Unterschriftenmappe MOXIS.
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